Rekisteriseloste / koulutusrekisteri

Rekisterinpitäjä
Eduro- säätiö
1508035-7
Kairatie 75
96190 Rovaniemi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toni Välitorppa
040 841 8292
toni.valitorppa@eduro.fi

Tietosuojavastaava
Jukka-Pekka Micklin
044 757 5198
jukka-pekka.micklin@eduro.fi

Rekisterin nimi
Eduro- säätiön korttikoulutusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Koulutusrekisterin tietoja käytetään Eduro- säätiön lyhytkoulutusten koulutussuoritusten rekisteröimisessä ja ylläpitämisessä sekä koulutuksista tiedottamiseen

Rekisterin tietosisältö
Koulutusrekisteri muodostuu sähköisestä tietokannasta ja koulutusarkistosta. Sähköiseen tietokantaan tallennettavia tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi
• henkilötunnus
• sähköpostiosoite
• matkapuhelinnumero
• yritys ja asema
• yrityksen yhteystiedot
• yrityksen laskutustiedot
• korttikoulutustiedot

Koulutusrekisterissä säilytetään myös henkilön tekemiä kokeita ja vastaavia materiaaleja, joilla todennetaan koulutuksen hyväksytty suorittaminen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Koulutusrekisterin tietoja voidaan käyttää Eduro- säätiön koulutusmainonnan kohdistamiseen, luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Säännön mukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetaan vain ne tiedot, jotka henkilö antaa itsestään koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Tiedot kerätään Eduro- säätiön internet- sivujen ilmoittautumislomakkeella ja koulutuksessa täytettävällä henkilötietolomakkeella. Henkilötietojen oikeellisuus varmistetaan koulutuksen yhteydessä henkilöpaperit

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Eduro- säätiö on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Eduro- säätiön hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Eduro- säätiö luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas on tähän tarkoitukseen antanut Eduro- säätiölle mandaatin toimia ja Eduro- säätiö on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Eduro- säätiö suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Eduro- säätiö noudattaa. Asiakasrekisteriin ovat oikeutettuja ainoastaan ne henkilöt, joilla siihen on työnsä puolesta oikeus. Kaikkia rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus ja koulutusrekisteriin pääsy vaatii salasanan käyttöä.
Rekisteriin kirjattu asiakas voi ilmoittaa sähköpostiosoitteeseen eduro@info.fi, jos haluaa estää tietojensa käytön suoramarkkinointiin.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen jukka-pekka.micklin@eduro.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista. Tietoja ei myöskään poisteta, jos toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Eduro- säätiötä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisterin perusteet
• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta
• Laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917

Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 30.4.2018

ARVI2- asiakasohjausjärjestelmän tietosuojaseloste

Sisällys

1 Rekisterinpitäjä 3
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 3
3 Tietosuojavastaava 3
4 Rekisterin nimi 3
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 3
6 Rekisterin tietosisältö 4
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset 4
8 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle 4
9 Rekisterin suojauksen periaatteet 4
10 Tarkastusoikeus 4
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista 5
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 5
13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika 5
14 Rekisterin perusteet 5
15 Tietosuojaselosteen hyväksyntä 5

1 Rekisterinpitäjä
Eduro- säätiö
1508035-7
Kairatie 75
96190 Rovaniemi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Toni Välitorppa
040 841 8292
toni.valitorppa@eduro.fi

3 Tietosuojavastaava
Jukka-Pekka Micklin
044 757 5198
jukka-pekka.micklin@eduro.fi

4 Rekisterin nimi
ARVI2- asiakasohjausjärjestelmä
Arvi2- asiakasohjausjärjestelmä on Eduro- hallinnoima ja Digi- ja Mainostoimisto Höyry Oy:n ylläpitämä selainpohjainen asiakasohjausjärjestelmä, jota voidaan hyödyntää työelämäosalllisuuden, työhönkuntoutuksen sekä työhönvalmennuksen asiakastyössä.

Arvi2- asiakasohjausjärjestelmä mahdollistaa henkilötietojen tallentamisen esim. etunimi, sukunimi, sukupuoli, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä koulutustiedot muu asiakkaan toimenpiteessä tarvittavaa oleellinen tieto. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella järjestelmään voidaan tallentaa asiakkaasta työllistymiseen, kuntoutukseen, arjen tukemiseen, ohjaamiseen sekä havainnoitiin liittyvää yksilöityä tietoa. Järjestelmä mahdollistaa asiakkaille lähtevien viestien, kysymysten ja asiakaskyselyiden luomisen, muokkaamisen, kopioimisen ja lähettämisen asiakastiedon keräämisen sekä asiakastiedonhallinnan.
Arvi2- asiakasohjausjärjestelmän käyttäjinä ovat salassapitosopimuksen piirissä oleva henkilökunta, toimistohenkilökunta sekä lähettävä taho. Järjestelmän käyttäjäoikeusrajauksella vain käyttöoikeuden omaavalla henkilökunnalla on pääsy asiakkaan tietoihin. Arvi2- asiakasohjausjärjestelmä toimii verkkopohjaisesti sovellusvuokrauksena. Tietoturvataso täyttää sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmälle asetetut olennaiset vaatimukset.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Eduro ‐säätiön kuntoutus, ‐ koulutus, ‐ valmennus, ‐ ja työllistämispalveluissa asiakkuudessa olevien henkilöiden asiakassuhteiden hoidon vuoksi ja viranomaisten kanssa yhteistyössä laadittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Asiakastietoja kerätään ja käytetään asiakkaan palvelun edistämisen, todentamisen ja arvioinnin tarkoituksessa. Asiakkaan tietojen saaminen, tallentaminen ja luovuttaminen tapahtuvat asiakkaan antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Säätiön palveluita hankkivat asiakkailleen kunnat, Te‐ hallinto, Kela, oppilaitokset, muut yksityiset sosiaalipalvelujen tuottajat ja vakuutusyhtiöt.
Asiakasta on tiedotettu, että tietoja kerätään asiakassuhdetta varten ja asiakkaalle on tehty selväksi, että hän voi koska tahansa peruuttaa tämän suostumuksen, jolloin tietojen kerääminen lopetetaan välittömästi. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla, joka on tehty asiakkaille ja sidosryhmille selväksi ennen tietojen keräämistä ja heiltä on kerätty todistettavissa oleva suostumus tietojen keräämistä ja käsittelyä varten.

6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat: etunimi, sukunimi, sukupuoli, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä koulutustiedot sekä muu asiakkaan toimenpiteessä tarvittavaa oleellinen tieto. Asiakassuhteen aikana rekisteriin tallennetaan asiakkaasta arviointi-, valmennus- ja lausuntotietoja.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Eduro-säätiö on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Eduro-säätiön kumppaneille. Eduro- säätiö luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen asiakas pyytää kirjallisesti Eduro- säätiötä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Eduro- säätiötä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Eduro- säätiön hallussa olevasta tietokannasta.

8 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Eduro- säätiö on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Eduro- säätiön hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Eduro- säätiö luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas on tähän tarkoitukseen antanut Eduro- säätiölle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla ja Eduro- säätiö on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Eduro- säätiö suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Eduro- säätiö noudattaa. Eduro- säätiö ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

10 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen jukka-pekka.micklin@eduro.fi

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

13 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Eduro- säätiö poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, jos tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Henkilöä koskevat yksilölliset tiedot poistetaan rekisteristä. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Eduro- säätiötä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

14 Rekisterin perusteet

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
• Laki yksityisistä sosiaalipalveluista 2011/922
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015/214
• Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 2005/566
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004
• Laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917

15 Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 30.4.2018